Consejos de cómo ser más Productivo con los e-mails

 



Hace unos meses leí un artículo de un blog, recomendado por mi compañera @glocuru, sobre productividad. En concreto era: La Trampa de la respuesta inmediata de Berto Pena. Y empecé a poner en práctica los consejos de Berto y desde entonces mi productividad ha aumentado considerablemente.

Creo que uno de los problemas que tenemos actualmente trabajando es de "ser un esclavo de los e-mails" ¿Porqué dar respuestas inmediatas a lo que otros consideran su "urgencia"? Cómo sabemos, en muchas ocasiones se confunde lo urgente con lo importante.

Dar una respuesta rápida, no significa ser más productivo, todo lo contrario pierdes ritmo en tus tareas verdaderamente importantes y que realmente te llevan a un objetivo común.

Recuerda: DAR UNA RESPUESTA RÁPIDA NO ES IGUAL A SER PRODUCTIVO.

Os transcribo el post de Berto del Porqué no somos productivos y que remedios poner en ello.

 

• Porque hace creer a los demás que siempre estás colgado del Email y que te pueden enviar cualquier cosa en cualquier momento, que tú responderás rápido. Les acostumbras mal.


• Porque el día que no respondes rápido generas frustración y descontento en los demás, acostumbrados a obtener de ti respuestas casi instantáneas.


• Porque te engañas a ti mismo creyendo que así eres más eficiente. O incluso peor: que proyectas esa imagen hacia los demás. Responder rápido = productividad.


• Porque interrumpes de forma constante las tareas que estás haciendo. Pierdes ritmo de trabajo, intensidad y flujo de ideas. Perjudicas tareas infinitamente más importantes.


• Porque hacer multitarea intercalando respuestas rápidas a lo que va llegando, alarga innecesariamente la duración de tus tareas. Tardas más tiempo en hacer las cosas.


• Porque favorece la cultura de que la herramienta está por encima de ti, de tu rendimiento, de tus objetivos, de tus resultados. O de los de tu equipo.


• Porque va debilitando el contacto y la colaboración en equipo. En vez de “hablar y tratar” ciertos temas, terminamos por abusar del “enviar y esperar”, lo que muchas veces genera frustraciones y no pocos conflictos.


• Porque fomenta la falsa creencia de que todos los mensajes son iguales y que deben atenderse con la misma diligencia. Relevantes o no, se contestan según van entrando.


• Porque nos acostumbra a enviar urgencias por Email, cuando esta herramienta de comunicación no nació para ese fin.

¿Qué se puede hacer?

Existe la creencia de que como se trata de un “mal hábito colectivo” y muy extendido, yo no puedo hacer nada. Esto, además de no ser verdad, es una manera muy humana de echar balones fuera. Tú solo puedes hacer mucho.

• Elimina el vicio del chequeo constante. El gesto de revisar lo que va entrando es una irresistible invitación a responder en el acto.


• Desactiva el notificador de correo nuevo. Porque además de partir por la mitad tu Atención, es otra clara invitación a responder cuanto antes.


• Si te encuentras con un email que acaba de entrar, refrena el impulso de contestar. Déjalo para la siguiente revisión o incluso para el día siguiente.


• Empieza a masticar, digerir e interiorizar esta frase que tanto me ayudó en su día: «Los emails pueden esperar».


• Si tienes que comunicar una urgencia utiliza un medio de comunicación más inmediato, como el teléfono o hazlo en persona.


• Al redactar tus mensajes acostúmbrate a poner claramente y lo más al principio posible, para cuándo es lo que necesitas. (Si dejas claro que es para pasado mañana estás sugiriendo que no necesitas una respuesta inmediata.)


• Haz saber tus tiempos de respuesta a compañeros y colaboradores cercanos. Fijando márgenes de horas y días más amplios no generas falsas expectativas en ellos.


• Planifica diaria y semanalmente para anticiparte pidiendo por email cosas que sabes que necesitarás. Así no generarás falsas urgencias y exigirás del otro que te responda de forma inmediata.

Estos consejos me han llevado a tener una mejor productividad en mi trabajo. Si alguien nos recuerda alguna vez nuestra carrera profesional no será por haber respondido rápidamente a los e-mails, sino por nuestra profesionalidad.

Recuerda: Responder rápido a un e-mail no te hace más productivo, pero sin embargo tu si haces más productivo a la otra persona.